Uw privacy is belangrijk voor de AKS.

Om ervoor te zorgen dat u weet hoe wij uw persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken voor de activiteiten binnen onze vereniging is dit AKS beleid van toepassing op alle persoonsgegevens die worden verwerkt van AKS leden en personen die samenwerken met de AKS op allerlei gebied.

Als AKS lid, geeft u de AKS toestemming om persoonsgegevens te verwerken volgens het AKS beleid “Algemene Verordening Gegevensbescherming”.

(#) Laatste update 16-08-2023.

Welke gegevens verzamelt de AKS en met welk doel?

a. Voor de leden administratie wordt bij aanmelding de volgende persoonlijke gegevens verwerkt;

• Als u zich als Thales lid aanmeldt:
  * naam, voornaam, voorletters, geboortedatum, adres, postcode en woonplaats, Thales 06 nummer, Privé 06 nummer, salarisnummer, email adres en bij opmerkingen bijv. (# partner sleutelt)
  (#) Indien het Thales lid zelf niet sleutelt maar de partner, wordt alleen de partners pasfoto op de AKS pas aangebracht, waarna deze wordt gescand en gearchiveerd. Tevens wordt zijn/haar partners email en 06 nummer vastgelegd.
  Bij pensionering van het Thales lid wordt middels een machtigingsformulier de contributie geint.


• (#) Aanvraagformulier voor buitenlid:
  * Naam, voorletters, geboortedatum, emailadres en 06 nummer
  Voorletters en naam van referentie AKS lid.
  Welk doel of Thales binding is aanwezig.
  Voorletters en naam van referentie AKS lid.
  
• Aanmelden als buitenlid:
  (#) als buitenlid zoals hierboven, uitzondering van (salarisnummer) met een machtigingsformulier voor a. voor in- en uitwonende kinderen, b. voor personen die een bepaalde binding hebben met de AKS en c. Thalesleden die Thales gaan verlaten voor een andere werkgever.
• Leden kunnen via de website middels de rubriek “Verander persoonlijke informatie” de persoonsgegevens wijzigen, opvragen of het lidmaatschap opzeggen.
  Bij opzegging worden de gegevens tot maximaal één jaar bewaart waarna deze worden verwijderd en vernietigd.

b. In de AKS website worden de volgende persoonlijke gegevens verwerkt:

• Namen, functies en het email adres van het bestuur.
  * voor algemene communicatie.
• Namen van de hoofdbeheerders.
  * voor ondersteuning van de beheerders en leden.
• Namen van de beheerders.
  * voor bekendheid aan de leden en op welke dagdeel zij dienst hebben.
• Namen van de kascommissie.
  * die zich voor het lopende jaar hebben aangemeld voor de kascontrole.
• Foto’s afgebeeld in de AKS website.
  * zijn aangebracht met toestemming eventueel zichtbare leden / beheerders / bestuurders of deze zijn onherkenbaar gemaakt.

c. In de AKS Flyer worden de volgende persoonlijke gegevens verwerkt:

• Namen, functies en email adres van het bestuur.
  * voor algemene communicatie.
• Namen van de hoofdbeheerders.
  * voor ondersteuning van de beheerders en leden.
• Namen van de beheerders.
  * voor bekendheid aan de leden en op welke dagdeel zij dienst hebben.
• Foto’s afgebeeld in de AKS flyer.
  * zijn aangebracht met toestemming eventueel zichtbare leden / beheerders / bestuurders of deze zijn onherkenbaar gemaakt.

d. Machtiging incasso contributie;
    “Machtigingsformulier” de volgende persoonlijke gegevens worden verwerkt:

• Naam, voornaam, heer of mevrouw, adres, postcode en woonplaats, privé 06 nummer, email adres, bankrekeningnummer met IBAN, plaats en datum met handtekening.
  * doordat de contributie niet via een salaris kan worden geint, is gekozen voor deze algemene en duidelijke handelswijze.

e. Parkeren;
    “Auto registratieformulier” de volgende persoonlijke gegevens worden verwerkt:

• (#) Naam eigenaar, kenteken, [vast telefoonnummer], privé 06 nummer, reden van het tijdelijk parkeren, datum reparatie gereed, handtekening akkoord bevestiging lid, mede afgetekend door dienstdoende beheerder.
  * reden van het tijdelijk parkeren, datum reparatie gereed, akkoord bevestiging van het AKS lid en beheerder.

f. Algemene Leden Vergadering;
“ALV presentielijst-ALV agenda-ALV notulen” de volgende persoonlijke worden gegevens verwerkt:

• Namen bestuur [functie binnen AKS] en leden die zich hebben aangemeld, paraaf, plaats, datum en tijd.
  * voor een eventueel contact of vervolg actie zijn deze vastgelegd.

g. Presentaties;
“Presentatie aanmeldlijst” de volgende persoonlijke gegevens worden verwerkt:

• Naam, email adres, akkoord-paraaf, datum en tijd.
  * bij vóór-aanmelding of bij aankomst presentatie wordt info van leden en eventuele introducees vastgelegd.

h. Draaibank gebruik;
“Draaibank registratieformulier” de volgende persoonlijke gegevens worden verwerkt:

• Namen en telefoonnummers van de toezichthouders, namen en telefoonnummers van leden.
  * Leden die gebruik mogen maken van de draaibank zijn geschoold.

i. AKS Mail;
“AKS Mail verkeer” de volgende persoonlijke gegevens worden verwerkt:

• E-mails van bestuursleden en beheerders aan leden.
  Bestuursleden en beheerders gebruiken geen “Aan” maar “Bcc” voor mails aan meerdere leden en daarbij “Cc” voor aksbestuur@gmail.com en/of aksbeheer@gmail.com.

j. AKS Lijst van leveranciers;
“AKS Lijst van Leveranciers” de volgende persoonlijke gegevens worden verwerkt:

• Plaats, naam, tel. nummer bedrijf, adres, postcode, indicatie producten en specifieke vaardigheden.
  Deze informatie is alleen zichtbaar in de sleutelruimte bij de balie.
  * De huidige lijst is sinds de jaren 80 in gebruik, en wordt t.a.v. aangeboden wijzigingen geüpdatet.
  

Algemeen.
In het “AKS beleid AVG”, dit document, kunnen wijzigingen worden aangebracht en zijn gemerkt door (#)

De laatste update is kenbaar gemaakt bovenin dit document.

Het advies is dan ook om regelmatig het “AKS beleid AVG” te controleren op updates.

* Via de leden administrateur, bereikbaar via aksbestuur@gmail.com kan er;

• Bezwaar gemaakt worden tegen verwerking/omgang van persoonsgegevens,
• Klachten in het algemeen.